Combien d'heures par semaine de travail passez-vous dans des réunions que vous jugez inutiles ?
C'est ainsi que l'entreprise d'études statistiques OpinionWay posait la question aux professionnels français qui répondaient à son sondage1 commandité en 2021 par Slack, la plateforme de messagerie professionnelle.
1032 employés de bureaux, techniciens et cadres, dans les entreprises de plus de 20 salariés avaient été interrogées.
Leur réponse ? 5 heures par semaine, en moyenne. C'est sans compter les réunions qu'ils jugent utiles.
À cela s’ajoute le temps consacré à la préparation en amont et à la rédaction des comptes rendus, indispensables pour formaliser les échanges, assurer le suivi des décisions et structurer les actions à venir.
Pour gagner en efficacité, les entreprises peuvent s’appuyer sur l’intelligence artificielle afin d’automatiser la prise de notes, de transcrire fidèlement les échanges et de générer des comptes rendus clairs et complets.
Découvrez quel assistant IA choisir pour optimiser la productivité de vos équipes en réunion.
A LIRE : comment utiliser l'IA pour rédiger rapidement des emails sans faute ?
Bien choisir son assistant IA pour les comptes rendus de réunion
Quels bénéfices ?
Les logiciels de prise de notes permettent avant tout aux salariés de gagner du temps. Dès la fin de la réunion, un compte rendu est automatiquement généré et envoyé par email aux participants, sans intervention humaine. Vous pouvez bien sûr configurer le format du compte rendu selon le type de réunion et choisir de désactiver l’envoi par email.
L’assistant IA contribue également à améliorer la productivité et l’efficacité :
- Concentration renforcée : libérés de la prise de notes, les collaborateurs peuvent participer activement aux échanges sans craindre d’oublier de noter des informations importantes.
- Amélioration du suivi : les points abordés et les prochaines étapes sont clairement formalisées.
- Partage de l’information : un compte rendu bien structuré peut être facilement transmis aux parties concernées, y compris à celles qui n’étaient pas présentes lors des échanges.
Quels critères pour sélectionner un outil adapté ?
Pour choisir un assistant IA réellement utile à votre entreprise, évaluez les solutions disponibles selon des critères précis :
- La qualité de la transcription en français ;
- Les fonctionnalités : (génération automatique de résumés, traduction, export PDF ou Word, etc.) ;
- La compatibilité avec vos outils de visioconférence : (Zoom, Teams, Google Meet) ;
- La conformité au RGPD ;
- L’ergonomie et la prise en main : (interface intuitive, configuration rapide
- La disponibilité d’une , assistance en français, etc.) ;
- Le modèle de tarification : (version gratuite et/ou premium avec des fonctionnalités avancées, abonnement par utilisateur ou par équipe, etc.).
Quelles limites ?
Même les outils les plus avancés ne sont pas infaillibles. Les erreurs de transcription restent fréquentes pour :
- Les noms propres (collaborateurs, clients, produits, marques), souvent mal orthographiés ;
- Les acronymes ou termes techniques, parfois mal interprétés ;
- Les accents qui peuvent affecter la qualité du rapport.
Pour un compte rendu pleinement exploitable, une dernière relecture humaine est donc indispensable.
Compte rendu automatique : IA dédiée ou intégrée à vos outils de visioconférence ?
Il existe 2 grandes familles d’outils pour automatiser la rédaction des rapports de réunion :
- Les applications dédiées : de véritables assistants IA spécialisés;
- Les fonctionnalités de prise de notes intégrées aux plateformes de visioconférence.
5 assistants IA spécialisés à connaître
Ces logiciels sont développés pour capturer l’audio des réunions, transcrire et structurer les échanges et générer un compte rendu clair et prêt à être partagé. Complets et performants, ils sont recommandés aux entreprises qui organisent des réunions au quotidien.
Voici un comparatif de 5 des assistants IA les plus utilisés en France :
Que valent les IA intégrées à Zoom, Teams ou Google Meet ?
Les plateformes de visioconférence intègrent désormais l’intelligence artificielle :
- Zoom propose une transcription en temps réel, accompagnée d’un résumé automatique des échanges à l’issue de la réunion ;
- Microsoft Teams génère un rapport synthétique et identifie les prochaines actions à attribuer aux participants ;
- Google Meet fournit une synthèse des points importants à la fin des échanges.
Ces solutions sont intéressantes pour les entreprises qui organisent des réunions ponctuelles et n’ont pas besoin d’investir dans des fonctionnalités avancées, plus performantes, mais aussi plus coûteuses.
Exploiter ses anciens comptes rendus avec NotebookLM
Transformez les informations contenues dans vos anciens comptes rendus de réunion en une véritable base de connaissance avec NotebookLM. Cet outil, développé par Google, interprète, synthétise et structure des documents existants pour permettre aux entreprises de les exploiter pleinement. Il est accessible à partir d’un compte Google personnel ou Google Workspace existant sur https://notebooklm.google.com.
Son fonctionnement est simple : glissez-déposez des “sources” (documents) puis écrivez des questions dans le champ texte prévu à cet effet.
NotebookLM interroge alors les fichiers et vous répond en langage naturel.
Les types de documents acceptés sont :
- Texte
- Audio (mp3, ogg)
- Google Slides
- Google Docs
- Lien vers une page web
- Vidéo YouTube
Vous pouvez en uploader jusqu’à 50 gratuitement avant de poser vos questions au logiciel.
Essayez avec l’enregistrement audio d’une réunion ou un long compte-rendu rébarbatif dans lequel vous recherchez une information précise.
Quel outil choisir pour une entreprise française ?
Parmi les nombreuses solutions disponibles sur le marché, Noota est particulièrement adapté aux besoins des entreprises françaises.
Développé en France, cet outil est conforme aux exigences du RGPD. Il est réputé pour la qualité de ses transcriptions en français, nettement supérieure aux logiciels développés en langue anglaise. Compatible avec les principales plateformes de visioconférence (Zoom, Teams, Google Meet, mais aussi Aircall, Ringover, Webex), il s’intègre facilement à l’environnement informatique des entreprises (Hubspot, Monday, Salesforce, Slack, Notion, Zapier, Google Drive, etc.).
Enfin, la tarification de Noota est flexible, avec plusieurs formules conçues pour s’adapter à toutes les tailles d’entreprises. Une version gratuite permet de tester les fonctionnalités de base, tandis que les offres payantes, à partir de 19 € par mois, donnent accès à des fonctionnalités avancées telles que les résumés automatiques, les exports personnalisés ou l’analyse des échanges.
1 OpinionWay / Slack, novembre 2021 : Les employés de bureau et le nouvel environnement de travail
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