Selon une le Baromètre des usages du numérique en entreprise et de la déconnexion menée par Mailoop en 2021, les salariés français envoient en moyenne 11 emails par jour. Qu’il s’agisse de répondre à un client, de relancer un fournisseur ou de partager une information à un collègue, l’email reste le canal de communication privilégié dans le monde professionnel.
Le problème, c’est qu’écrire un email clair, bien structuré et sans faute prend du temps. Dans l’urgence, il n’est pas rare de laisser passer une coquille ou de peiner à formuler son message dans un ton adapté.
Vous cherchez une solution pour gagner en efficacité dans la rédaction de vos emails professionnels ? Grâce à l’intelligence artificielle, il est aujourd’hui possible d’écrire des emails plus vite et sans faute.
Découvrez comment utiliser ChatGPT pour rédiger vos emails professionnels, à l’aide de prompts prêts à l’emploi et de conseils pratiques.
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Pourquoi utiliser ChatGPT pour écrire vos emails professionnels ?
En générant vos brouillons en quelques secondes avec ChatGPT, vous gagnerez un temps précieux : il est plus rapide, pour des emails complexes, d'envoyer à ChatGPT des instructions que de rédiger de longs paragraphes.
Pour autant, le gain de temps n’est pas le seul avantage de l’intelligence artificielle.
ChatGPT vous permet également d’obtenir un rendu plus professionnel :
- Plus de fautes d’orthographe, de grammaire ou de syntaxe
- Un ton adapté à l’interlocuteur (formel, empathique, etc.)
- Un contenu structuré et clair qui va droit au but
- Un premier brouillon avec les bonnes tournures de phrases
Pour votre carrière, c’est un atout non-négligeable : en utilisant l’IA comme assistant de rédaction pour vos emails, vous renforcerez votre image professionnelle et vous utiliserez votre temps sur des tâches à plus forte valeur ajoutée.
Enfin, un dernier avantage de cette approche : il est beaucoup plus agréable et moins énergivore de lire ce que quelqu'un d'autre (ou une IA) a écrit, de l'adapter et de le compléter que de partir d'une feuille blanche.
Vous réduisez ainsi le temps passé à revenir sur une tournure de phrase que vous avez écrite, puis une autre, puis une autre avant de revenir sur la première... Votre attention est focalisée sur le brouillon produit par ChatGPT. Vous repérerez immédiatement les phrases qui ne vous conviennent pas et votre cerveau vous suggérera bien plus vite la solution.
Vous endossez alors le rôle d'éditeur d'un contenu existant plutôt que celui du rédacteur qui doit transformer l'idée en structure cohérente et en mots.
Vous aurez peut-être parfois l'impression de "perdre du temps" à envoyer les instructions à ChatGPT (prompts). Soyez rassuré, cette impression disparaît généralement après quelques essais et en particulier si vous utilisez l'IA pour des sujets complexes, pour lesquels elle vous aide à réfléchir en plus de vous aider à trouver les bons mots.
Article connexe : l'IA au service de vos comptes rendus de réunion.
Des prompts efficaces pour écrire vos emails
Pour écrire ses emails avec ChatGPT, il faut lui envoyer un prompt.
C’est grâce à cette instruction que l’outil est en mesure de générer un contenu qui répond précisément à votre demande.
Répondre à une plainte client
Voici un exemple de prompt pour répondre à la plainte d’un client :
Rédige un email professionnel pour répondre à un client mécontent suite à un retard de livraison. Adopte un ton empathique et rassurant, présente des excuses, explique la situation brièvement et propose une solution ou un geste commercial.
Pour une réponse encore plus pertinente, indiquez à ChatGPT le message du client mécontent. Ainsi, sa réponse sera moins générique et vous fera gagner encore plus de temps.
Relancer une facture impayée
Voici un exemple de prompt pour relancer un client au sujet d’une facture impayée :
Rédige un email professionnel pour relancer un client concernant une facture impayée. Adopte un ton courtois, mais ferme, rappelle les références de la facture et la date d’échéance, et invite poliment à régulariser la situation dans les meilleurs délais.
Là encore, pour un meilleur prompt, n’hésitez pas à donner du contexte à ChatGPT :
- Combien de jours de retard pour la facture ?
- Quelles étaient les modalités de paiement ?
Envoyer une invitation à un entretien annuel
Voici un exemple de prompt pour inviter un membre de l’équipe que vous gérez à un entretien annuel :
Rédige un email d’invitation à un entretien annuel professionnel. Le ton doit être professionnel, courtois et clair.
L’email doit mentionner :
- L’objet de l’email (invitation à l’entretien annuel)
- La date et l’heure proposées (avec possibilité de proposer un autre créneau)
- Le lieu ou le mode (présentiel ou visioconférence)
- L’objectif de l’entretien (bilan de l’année, objectifs futurs, feedback)
- Une formule de politesse de clôture invitant à la confirmation ou à proposer une autre date
Écrire un email de suivi après un rendez-vous client
Voici un exemple de prompt pour écrire un email de suivi :
Rédige un email de suivi après un rendez-vous avec un client. Le ton doit être professionnel, cordial et engageant.
L’email doit :
- Remercier le client pour son temps
- Résumer brièvement les points abordés ou les décisions prises
- Proposer les prochaines étapes ou actions à venir
- Inviter à poser des questions ou à demander des précisions
- Terminer par une formule de politesse adaptée
Nos conseils pour écrire un email à l’aide d’un prompt
Pour un prompt encore plus efficace, soyez le plus précis possible dans votre demande.
N’hésitez pas à donner des précisions à ChatGPT :
- Le contexte (qui écrit à qui, dans quel cadre, etc.),
- L’objectif de l’email (informer, relancer, etc.),
- Le ton souhaité (formel, informel, professionnel, courtois, chaleureux, empathique, ferme, etc.),
- Des dates, des noms ou des faits précis.
Si l’email rédigé par ChatGPT ne vous convient pas, vous pouvez tout à fait demander à l’outil de proposer des variantes. Par exemple, vous avez la possibilité de lui demander de reformuler de façon plus concise ou d'utiliser un ton plus direct.
Bien sûr, relisez toujours avant d'envoyer le message à son destinataire. Même si l’IA doit vous permettre de gagner du temps, vous avez le dernier mot sur le fond et la forme.
Aller plus loin dans l’écriture d’emails professionnels avec l’IA
Certains outils peuvent vous permettre de rendre l’utilisation de l’intelligence artificielle encore plus pratique au quotidien.
Utiliser Gemini, ChatGPT ou Claude dans Google Workspace
Si vous possédez un abonnement Google Workspace, vous pouvez automatiquement demander à Gemini de vous aider à rédiger des messages, résumer des fils de discussion ou encore obtenir des suggestions de réponse dans Gmail.
Il est aussi possible d’installer l’extension chrome gratuite ChatGPTwriter pour faciliter la rédaction sur Gmail, Outlook ou tout autre service de messagerie.
Générer et envoyer un compte-rendu de réunion avec l’IA
Le compte-rendu de réunion est sans doute l’email le plus chronophage à rédiger. Heureusement, il existe aujourd’hui des logiciels de prise de notes (Fathom, Fireflies, tl;dv ou encore Noota) qui génèrent un compte-rendu pouvant ensuite être envoyé automatiquement par email. En plus de faire gagner du temps, ces outils permettent de gagner en efficacité : se concentrer sur les échanges plutôt que de prendre des notes favorise la prise de décision et la mise en place d’un plan d’action.
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